Pedig, elsősorban nagyobb, családi vagy céges rendezvények szervezésekor mindenképpen megfontolandó profikra bízni ezt a munkát. Mindenképpen kisebb nyomás nehezedne ránk és megnyugtató érzés tudni, hogy minden rendben lesz. De ne szaladjunk ennyire előre, írásunkkal szeretnénk eloszlatni minden kételyt a rendezvényszervezéssel kapcsolatban.
Mi a rendezvényszervezés?
Már ez a kérdés önmagában két másik kérdést vet fel: „Milyen rendezvényről beszélünk?” és „Mi a rendezvényszervezés?”.
Általában a következő célzattal kerül sor nagyobb rendezvényekre:
- Ünnepségek (esküvők, bankettek, születésnapok, évfordulók, vásárok, felvonulások)
- Munka/oktatás (konferenciák, találkozók, minősítések, diplomaosztók)
- Reklám/propaganda (termék bevezetés, politikai gyűlések, divatbemutatók)
- Megemlékezések (emlékezések, polgári rendezvények)
A fenti lista korántsem teljes, de a példák jól mutatják, hogy egy-egy különleges rendezvény lehet üzleti jellegű, teljesen magán jelegű vagy valahol a kettő között.
Most nézzük a kérdés második részét: Mi a rendezvényszervezés? A rendezvényszervezés részben vagy egészében magába foglalja a következő teendőket:
- Háttéranyaggyűjtés
- A rendezvény stílusának megtervezése
- Helyszínkeresés
- Az étel, a dekoráció és a szórakoztatás megrendelése
- A résztvevők szállítása a rendezvényre és vissza
- Meghívó küldése a résztvevőknek
- Szükség esetén a résztvevők szállásának megrendelése
- A rendezvény kiszolgáló személyeinek koordinálása
- A helyszín folyamatos ellenőrzése, felügyelete a rendezvény alatt
- A rendezvény kiértékelése
A fenti tevékenységek közül mennyit tudna Ön vagy cége elvégezni, figyelembe véve a rendezvény méretét és típusát is, és akkor még nem beszéltünk a szakmai hozzáértésről sem.
Miért döntenek a rendezvényszervezés mellett egyre többen?
Erre a kérdésre roppant egyszerű a válasz. A legtöbbünknek sem megfelelő tapasztalata, sem ideje nincs egy rendezvény megszervezéséhez, a cégek sem engedhetik meg maguknak, hogy éves szinten 2-3 alkalomért alkalmazzon egy embert, esetleg csapatot erre a célra. Egy független rendezvényszervezéssel foglalkozó cég leveszi ezt a gondot a vállunkról és olyan figyelmet szentel a rendezvényünknek, mely biztosítja a megfelelő színvonalat és a sikert.
2011. 01. 10.